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河北科技大研究生学籍档案管理暂行办法

作者: | 发布日期:2012-11-09
 研究生学籍档案是指学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,是学生在校学习、生活、成长的真实记录。为适应学校学生档案管理工作的需要,实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化,确保学生档案管理的严肃性、连续性和完整性,充分发挥学生档案在学生管理工作的作用,特制定本办法。

一、学籍档案管理原则

1研究生学院将定期或不定期地对学籍档案管理工作进行检查或抽查。

2学籍档案管理人员工作中要坚持原则,忠于职守,严守保密纪律,不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。

3学籍档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理,据实立档,据实用档,对所收集的材料,一定要做到材料齐全,内容真实,签署完备。

4学籍档案保管范围: 在籍、休学、停学、保留入学资格学生的档案由研究生学院负责保管;退学、开除学籍、死亡学生的档案由各院系在文件下发一周内转交学生处处理;硕士毕业生留存的档案由研究生学院负责保管

二、学籍档案归档内容

1本科学籍档案:含高中档案、、本科奖惩材料、高校毕业生登记表、成绩单、毕业结论、毕业设计(论文)成绩评定表入党材料

2研究生学籍档案:研究生入学登记表、奖惩材料、入党材料、研究生毕业登记表、学籍表动材料(学生休学、停学、退学、复学的有关申请材料及文件)、申请硕士学位材料及成绩单;

3其它有关材料。

三、学籍档案归档时间

1、新生入学两周之内,新生档案务必寄至研究生学院,委培、定向生除外。

2研究生学院接收新生档案后,根据班级、专业信息进行档案审核、整理。新生档案的建档工作自新生入学之日起个月内完成。

3研究生在校期间各种校级奖惩材料及学籍变动材料,于文件下发之日起一个月内归档。

4入党材料,在预备转正后及时整理归毕业时为预备党员的党材料,另行封袋,暂不归入研究生档案

6其他各类材料要及时收集,及时归档。

四、学籍档案的管理

1、按照人事档案管理有关规定,个人档案不得本人携带。

2、凡是已签订就业协议书,并取得派遣资格领取了《全国毕业研究生就业报到证》的硕士毕业生学籍档案,有研究生学院负责转寄。

3、尚未落实就业单位的硕士毕业生学籍档案,根据上级就业部门文件精神办理。

五、档案转递要求

1硕士毕业生转档时,必须持有已签订就业协议书和《全国毕业研究生就业报到证》;录取博士研究生应持有录取院校的调档函或录取通知书;录用国家公务员或事业单位的毕业生,需要审档应持有单位出具的调档函。

2、收件单位名称不得使用简称,同时要注明所在的省、市、县。

3、填写不清,致使档案滞留,责任自负。

4、民营、外企、合资、个体和不具备人事档案保管权限的,不能接收档案。

六、档案查询

1、档案转出两个月后,向收件单位的人事部门或档案托管理中心询问。

2、档案查询时间在一年内,过期河北省机要局将不再提供查询服务。

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