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关于档案重要性的分析

作者: | 发布日期:2012-11-13
 1、什么是人事档案?

人事档案是档案中的一个类别。

档案是一种特定的以一定的物质形式保存下来的客观物质,是人们在社会实践活动中形成的,按照一定的要求收集、整理、保存起来的具有查考和利用价值的文字材料、图表、画册和影音材料等。

人事档案是以个人为单位,通过收集、鉴别、整理、立卷保存起来的记述和反映个人在社会生活中历史经历、思想品德、知识才能、领导水平、奖励惩罚、工作等情况的档案。

1、 毕业生学籍档案人事档案的区别及联系? 

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案,它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来,是指毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报道证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案,它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序并取得报道证后,才得以实现。 

2、 毕业生应如何对待自己的档案? 
   目前,毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解,也不关心;甚至有的毕业几年了,可档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已不知将档案丢在何处,似乎档案没什么用了。其实不然,这里只作简要说明。现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据,另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之,现实生活中,人事档案仍具有不可替代的作用,我们应给予足够的重视,以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。同时,强调一点,由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年,这正是没有搞清学籍档案人事档案的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是你的学籍档案,而真正发挥作用的恰是你的人事档案,如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定,大中专毕业生毕业(以报道证人事部门签署日期为准)一年后,即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年(以报道日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称,由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见,学校保存的学籍档案只是存放,起不到任何作用,在某种意义上说,也是得不偿失 

3、哪些机构能保管人事档案? 

按国家政策规定,组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案,各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案,一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外,各级人才交流机构,如省人才、市人才、各区人才等,它们的区别只是所属部门的不同,其它无任何区别。 

4、 哪些毕业生的档案适合到人才交流机构托管? 

不想回本地而想将户口落在济南市的毕业生,准备考研的毕业生,还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生,以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构托管。 

5弃档族会给自己带来哪些不良影响?

1、 影响毕业生转正定级、工龄和退休金计算。

2、 耽误职称评定和工作调转,只有在转正定级后才能正式调动。

3、 导致社会保险断档。如果是交纳社会保险年限出现了断档,享受社会保险就会受到影响。

4、 导致干部身份丢失。由于目前进入医院、学校等事业单位,及户口迁入等仍需采用干部调动的方式才能实现,因此干部身份仍很重要。

5、 无法开具一切以档案为依据的证明材料(如学历更改、报考证明、出国政审等)。

6、 影响到户籍档案。

6、国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案存档方式各有利弊:

    目前国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案,一般采取两种管理办法:一是把档案转至生源地,由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生,优点是在生源地就业后办理手续简单方便,而缺点是两年内如离开生源地就业,需重新办理改派手续。二是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生,优点是易于毕业生解决一些实际问题,缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少,则容易造成信息不畅。

 

    档案,不管是以哪种形式,在哪里保管,在哪个国家,都是完全由政府部门或安全部门管理的。人事档案是一种记录,是通过合法手续获取并管理的。
   个人的转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。因此,即使单位不能接受档案,也一定要把档案放到政府人事部门的人才交流中心委托管理。人才中心不但可以帮你管好人事档案,还可以为你做人事代理等一系列服务:保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级、职称评定、出国(境)政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、证件年审、出具以档案为依据的各种证明等等。否则,必然损害其自身利益,使本应享受的上述待遇得不到应有保障。譬如:在失业后将无法领取失业救济金;用档案办理社会保险也成问题;单位派你出国公干,没有人事档案,就无法进行出国政审;就连结婚、生孩子时,没有档案开不成相关证明。所以,一定要善待自己的档案! 
  李女士自94年大专毕业以后,决心自主创业。她认为自己不去找工作、不用买社保,人事档案没有什么用处,于是想当然的把自己的人事档案放在自己手中保管。一段时期的创业之后,具有一定工作能力的李女士又进入了一家大型企业工作,企业要审查她的档案,了解她以往的学习、工作情况,并为她购买社保。于是她将档案交与分公司的办事人员,本想一切顺理成章。没想到,当总公司再次追问李女士的档案所在的时候,档案却找不到了。李女士找到分公司的有关责任部门,但被告知当初负责档案的工作人员已经离职无法联系。李女士只好找到成都市人才服务中心寻求帮助。在成都市人才服务中心工作人员的帮助下,李女士只有通过补办档案里的各种证明,来补一份人事档案了。但是,人事档案里那些珍贵的信息却再也不补回来了。

     随着我国市场经济的建立和发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革,与此相关的人事档案工作,也发生着重大的变化。 遗弃档案人档分离等已成为社会普遍存在的现象,档案在一些人眼中作用弱化了,但这并不代表着档案能够随意丢弃置之不管。
  档案记载着一个人成长的轨迹,记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况,具有重要的凭证价值参考价值。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等,都需要档案说话,它的作用仍不可被取代,如果没有档案,单位和个人的权益都无从得以保障!从某种意义上说,它甚至可以决定一个人的命运。
  
  档案对用人单位的作用:
  
     对于用人单位来说,档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录,通过利用档案,可以清楚地了解员工过去的工作轨迹,总结经验教训,为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代企业为了做到知人善任、选贤举能,将尽可能全面、准确地了解员工,通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总,归入本人档案,作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时,都会经常使用档案,考察其德、能、勤、绩等情况,从而全面准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动合同法》实施以后,单位用人更加谨慎,严把人才进口关成为单位降低劳动成本、减少劳动风险的首选防范措施。成都市人才流动服务中心也为各企事业单位免费提供拟录人员人事档案查询。
  
  档案对个人的作用:
  
   现阶段,在档案的凭证、参考等诸多作用中,普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有其真实性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用,所以它有极强的法律效益。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务,同时也为个人切身利益服务,帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说,无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。
   例如学籍档案可以为各类在校生、毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、姓名更正、参加工作时间等有关证明。在职人员在申报技术职称时,档案可以提供所需材料,如申报人目前拥有的职称资格文件、您获得的优秀教学成果奖、科技进步奖、主持参加的科研课题、您在本项目中所起的作用、各种奖励、申报人所起草的文件及完成某项重大任务的任务书等材料。可以说每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史,同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。 
  根据国家规定,有人事档案管理权限的机构可以统一保管本单位员工档案,也可委托县以上(含县)政府人事部门所属人才服务机构统一保管;没有人事档案管理权限的单位不得擅自管理员工档案,可委托政府人事部门所属人才服务机构统一保管,严禁私人保管或放到没有人事档案管理权限的单位。
   在各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员,人才中心将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇,如保留原有身份、调整档案工资、办理转正定级、人才引进、党团关系管理,代办职称评审、计划生育指标、出具以档案为依据的各种证明等等。如果流动人员违反规定把人事档案放到其他部门或机构,各级人事部门将不承认其原有身份,必然损害其自身利益,使其应享受的上述待遇得不到应有保障。 

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